Трибухівська громада
Бучацький район, Тернопільська область

Порядок роботи з письмовими зверненнями та організація й проведення особистого прийому громадян керівництвом Трибухівської сільської ради

 

ПОРЯДОК

роботи з письмовими зверненнями та організації й проведення особистого прийому громадян керівництвом сільської ради

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом сільської ради.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:

індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

колективні – звернення, що подані групою осіб;

повторні:

а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в сільскій раді;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання, підняті в попередньому зверненні;

дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до сільської ради для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу сільської ради  поштою, отримує діловод загального відділу сільської ради (далі – діловод). В день отримання діловод:

 перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;  визначають суть, характер і короткий зміст звернення;  перевіряють чи є воно повторним або дублетним;  реєструють за допомогою журнальної форми реєстрації (заносять  прізвище, ім’я, по батькові заявника, адресу, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з інших органів, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять відмітку «особливий контроль».

4. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень діловодом у загальному відділі здійснюється у день надходження.

5. Листи учасників АТО, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради України розглядаються особисто головою сільської ради, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов’язків голови сільської ради.

6. Звернення, оформлене без дотримання вимог, зазначених у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або немає дати, не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні загального відділу.

7. Рішення про повернення звернення авторові приймає голова сільської ради. Відповідь заявнику з роз’ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує діловод загального відділу, відповідальний за ведення письмових звернень. Відповідь надається заявнику за підписом голови сільської ради.

8. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

9. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень сільської ради, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до сілської ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає голова сільської ради. Звернення направляється визначеному органу разом із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

10. Опрацьовані письмові зверненнями передаються діловодом загального відділу голові сільської ради. 

11. Голова сільської ради знайомиться зі змістом звернення, визначає виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань, у разі потреби вносить пропозиції щодо комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для звернення.

12. Розглянуті головою сільської  ради письмові звернення передаються до загального відділу для опрацювання резолюції і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступник голови сільської ради, то збір, узагальнення інформації та підготовку відповіді заявнику за його дорученням здійснює другий виконавець.

13. Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:

 листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;  листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

14. Відповідальний працівник - діловод загального відділу:

 готує для відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька. На оригіналі звернення ставиться відмітка «Взято на контроль»;  друкує повідомлення авторам про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;  відправляє відповіді адресатам.

15. Контроль за своєчасним розглядом звернень у сільській раді покладається на начальника загального відділу (або особу, що її замінює) сільської ради.  Працівник, відповідальний за ведення письмових звернень, отримує від виконавця інформацію щодо розгляду питання, погоджену головою сільської ради, для підготовки відповіді заявнику. 

16. Термін розгляду звернень установлюється головою сільської ради відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до сільської ради  приймає голова сільської ради,  на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

Термін розгляду публічних запитів установлюється головою сільської ради відповідно до статті 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

17. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймає працівник, відповідальний за ведення письмових звернень, який прийняв рішення про взяття їх на контроль.

18. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається голові сільської ради для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

19. У разі порушення термінів, що передбачені для розгляду звернень, інформація про причини та вжиті заходи надається до загального відділу у день виявлення порушення.

ІІІ. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян

 1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян в сільській  раді.

 2. Особистий прийом громадян проводиться керівництвом сільської  ради в установленому порядку відповідно до статті 22 Закону України «Про звернення громадян».

3. Особистий прийом громадян проводиться керівництвом сільської ради за адресою: вул. Горішня, 46, с.Трибухівці в установлені та затверджені графіком дні та час.

 4. Прийом учасників АТО, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України проводиться позачергово.

 5. Попередню співбесіду та запис громадян на особистий прийом із з’ясуванням прізвища, ім’я, по батькові, соціального стану, категорії та змісту порушеного питання проводить особа, відповідальна за роботу із зверненнями громадян.

 6. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішене по суті.            

 7. За бажанням заявника забезпечується конфіденційність особистого прийому.

 8. Під час проведення особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.  Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

 9. У разі, якщо порушене громадянином питання вирішити безпосередньо на особистому прийомі неможливо (є потреба у додатковій перевірці, вивченні, вжитті певних заходів), воно розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.

 10 Особа відповідальна за роботу зі зверненнями громадян  за першою вимогою заявника надає  йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

 11. Відповідь на звернення за згодою громадянина, може бути надана усно у ході особистого прийому або письмово.

 12. Якщо у зверненні порушуються питання, розв’язання яких не входить до компетенції сільської ради, громадянину дається роз’яснення, куди й у якому порядку йому слід звернутися.

 13. Облік звернень, прийнятих на особистому прийомі громадян керівництвом сільської ради веде особа відповідальна за роботу зі зверненнями громадян.

 14. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

ІV.   Прийняття рішень за результатами особистого прийому

1. Після розмови і ознайомлення з документами заявника, голова сільської ради та заступник голови сільської ради, може приймати по зверненнях наступні рішення:

1.1. про задоволення питання, порушеного під час прийому. При цьому надається доручення у письмовій чи усній формі виконавцю  посадовій особі про здійснення в зазначені терміни конкретних дій;

1.2. про передачу питання, порушеного під час прийому для розгляду у відповідні органи (відділи сільської ради, окремі підприємства, організації та установи незалежно від форм власності). Якщо вирішення питання, порушеного у зверненні, не належить до повноважень сільської ради, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину. Якщо питання належить до повноважень сільської ради – начальник загального відділу сільської ради або інший працівник сільської ради, який присутній під час особистого прийому, пише резолюцію у журналі усного прийому із вказівкою прізвища керівника, завдання, яке необхідно виконати та термін виконання.

  Про результати розгляду обов'язково надається письмова відповідь заявнику за підписом голови сільської ради або його заступника;

1.3.  про відмову у вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються мотивовані причини відмови з посиланням на правові акти, надається обов'язкова письмова відповідь за підписом голови сільської ради або його заступника, з роз'ясненням порядку оскарження рішення;

1.4. надати роз'яснення по суті питання заявника згідно з чинним законодавством. У цьому випадку робиться відмітка у журналі особистого прийому. У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не дається, про що також робиться відмітка у журналі.

1.5. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому чи виїзному прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянину може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви. Подана громадянином на особистому чи виїзному прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

1.6. Після закінчення особистого прийому, присутня відповідальна особа не пізніше наступного дня повертає журнал з резолюціями до загального відділу сільської ради для узагальнення та опрацювання звернень.

1.7. Облік звернень на особистому прийомі ведеться діловодом загального відділу сільської  ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348;

1.8. Контроль за дотриманням графіків особистого прийому головою сільської ради та заступником голови сільської ради здійснює начальник загального відділу (або особа, що його замінює) сільської ради, аналізує і узагальнює звернення громадян на особистому прийомі. 

 

 Керуюча справами,

секретар виконавчого комітету                                                       Кущак Л.С.