Порядок роботи зі зверненнями громадян у Трибухівській сільській раді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

Трибухівського сільського голови

від 03 січня 2025 року № 01-од

ПОРЯДОК

 роботи зі зверненнями громадян у

Трибухівській сільській раді

1.Загальні положення

1.1. Порядок роботи зі зверненнями громадян у Трибухівській сільській раді (далі – Порядок) визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду у Трибухівській сільській раді.

 Порядок визначає вимоги до організації розгляду звернень громадян у Трибухівській сільській раді.

Роботу зі зверненнями громадян організовує та координує загальний відділ виконавчого комітету сільської ради,  у самостійних структурних підрозділах сільської ради – особа (далі – особа), на яку покладено відповідальність за організацію відповідної роботи, в старостинських округах – старости та діловод.

1.2. Розгляд звернень громадян – є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів місцевого самоврядування пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження рішення, дій (бездіяльності) посадових осіб та органів місцевого самоврядування.

1.3. Реалізація визначених законодавством повноважень Трибухівської сільської ради передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.

1.4. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

1.5. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

1.6. Діловодство за зверненнями громадян покладається на головного спеціаліста загального відділу відповідно до розподілу посадових обов’язків,  у  структурних підрозділах сільської ради – особу, на яку покладено відповідальність за організацію відповідної роботи, в старостинських округах – старостів та діловода.

1.7. Ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до законодавства України.

2. Організація роботи з питань приймання, попереднього

опрацювання та реєстрації звернень громадян  

2.1. Усі звернення громадян, які надійшли на адресу Трибухівської сільської ради, у день надходження (отримання) передаються головному спеціалісту загального відділу відповідно до розподілу посадових обов’язків, для попереднього опрацювання та реєстрації в системі електронного документообігу сільської ради «АСКОД». Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненням.

2.2. Усі звернення громадян підлягають обов'язковій класифікації за встановленими видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви та скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів місцевого самоврядування, депутатів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевої ради, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

2.3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні – це звернення, які:

- надійшли від окремої особи (групи осіб), яка вперше звернулася;

- надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася, але питання, що порушене у зверненні, жодним чином не стосується попередніх звернень, або є достатньо підстав для визнання звернення первинним;

- надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася, але попередні звернення з питання, що порушене у зверненні, визнавались анонімними.

  Повторні –  це звернення, у яких:

- викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

- оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина;

- повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину не надавалася;

- звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина;

- викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

         Якщо в повторному зверненні громадянин разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним і розглядається в установленому законодавством порядку.

Дублетні – це звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до сільської  ради.

Неодноразові – це звернення особи (групи осіб), які надійшли до сільської ради з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові – це звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.

2.4. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

         2.5. Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закону). У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд сканкопії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

 2.6. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення залишаються у справі.

2.7. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.8. Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх  надходження одночасно з попереднім опрацюванням. Реєстрація звернень громадян здійснюється шляхом занесення відомостей про звернення до електронного Журналу реєстрації звернень в системі електронного документообігу сільської ради «АСКОД», а саме: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові заявника; адреса заявника; поштова адреса, електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслана відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку; тип звернення (пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга); подано окремою особою чи групою осіб (індивідуальне, колективне); надійшло вперше чи повторно; короткий зміст; індекси; зміст і дата резолюції; виконавець; результати вирішення питання.

Під час реєстрації звернень громадян створюється Справа, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

2.9. Кожне звернення громадянина реєструється  у системі електронного документообігу Трибухівської сільської ради та яке вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа  (резолюції) і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи.

На вимогу громадянина, який подав письмове звернення, на першому аркуші копії (другому примірнику) звернення проставляється штамп із зазначенням дати надходження та вхідного реєстраційного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.10. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс та встановлюється зв’язок з документом шляхом внесення у відповідному полі реєстраційної картки присвоєного реєстраційного індексу першого звернення та підбирається попереднє листування.

2.11. Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги.

3. Розгляд звернень громадян

3.1. Звернення громадян розглядаються сільським головою, заступником сільського голови, керівниками самостійних структурних підрозділів, старостами старостинських округів.

3.2. Розглянуті звернення повертаються з відповідною резолюцією. Звернення, відповідно до резолюції, спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

3.3. Звернення передається виконавцям через систему  електронного внутрішнього документообігу у порядку визначення їх в електронній резолюції.

3.4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на  виконавця, який зазначений у резолюції.  Якщо виконавців, згідно з електронною резолюцією, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим (головний). Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту відповіді на звернення.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це головного спеціаліста загального відділу відповідно до розподілу посадових обов’язків, а він – керівника, який надав доручення.

3.5. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім’я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.

3.6. Громадяни мають право ознайомлюватися з матеріалами перевірки викладених у зверненнях фактів, якщо це не суперечить вимогам законодавства.

3.7. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

3.8. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян. Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи. Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.

3.9. У разі отримання повторного звернення головного спеціаліст загального відділу відповідно до розподілу посадових обов’язків, у самостійних структурних підрозділах сільської ради – особа, на яку покладено відповідальність за організацію відповідної роботи, в старостинських округах – старости,  зобов’язані ретельно розібратися у причинах, що призвели до такого звернення.

3.10. Звернення та скарги учасників війни, дітей війни, учасників АТО, учасників бойових дій, учасників ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, Героїв України, осіб з інвалідністю, матерів-героїнь, членів сім’ї загиблого, переселених або внутрішньо переміщених осіб, осіб, що потерпіли від аварії на  ЧАЕС, а також звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

3.11. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів для його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

3.12. Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

3.13. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

3.14. У разі коли за результатами розгляду звернень громадян даються письмові та усні відповіді робиться відповідний запис у документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.

4. Строки розгляду звернень громадян

4.1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

4.2. Звернення розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.

4.3. Якщо для вирішення порушених громадянами питань слід провести перевірку інформації, викладеної у зверненнях, отримати додаткові матеріали, то строк розгляду звернень громадян може бути, продовжено з повідомленням про це осіб, які подали звернення. Не пізніше ніж за день до закінчення раніше визначеного строку повідомлення про продовження строку розгляду звернення із зазначенням причини направляється заявникові.

Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 календарних днів.

4.4. Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень Трибухівської сільської ради, її структурних підрозділів, старостинських округів, відповідно до статті 7 Закону таке звернення в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення – воно  в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

4.5. Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.

5. Формування справ та зберігання матеріалів

діловодства за зверненнями громадян

5.1. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх  розгляду і вирішення мають бути повернуті посадовій особі, відповідальній за роботу зі зверненнями громадян відповідно до посадових обов’язків,  для централізованого формування справ. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

5.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу. У разі появи додаткових матеріалів вони підшиваються до відповідної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування  документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

5.3. Відповідальність за збереження документів за зверненнями громадян покладається на головного спеціаліста загального відділу відповідно до розподілу посадових обов’язків у Трибухівській сільській раді.

6. Особистий прийом  

6.1. Особистий прийом громадян керівництвом та посадовими особами місцевого самоврядування Трибухівської сільської ради здійснюється відповідно до графіка, що затверджується розпорядженням.

         6.2. Попередній запис громадян на особистий прийом зійснюється із з’ясуванням прізвища, ім’я та по батькові громадянина, місце проживання, контактний телефон, короткий зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, заповнюється у журналі особистого прийому громадян.

         Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення. 

У разі відмови громадянином або представником інтересів громадянина у наданні інформації про особу, яка звертається та про зміст порушеного питання, за яким можливо визначити наявність функціональних повноважень на його розгляд, запис визнається таким, що не відбувся за ініціативою заявника. 

6.3. Прийом учасників війни, дітей війни, учасників АТО, учасників бойових дій, учасників ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, Героїв України, осіб з інвалідністю, матерів-героїнь, членів сім’ї загиблого, переселених або внутрішньо переміщених осіб, осіб, що потерпіли від Чорнобильської катастрофи, а також громадян, які мають установлені законодавством пільги, здійснюється першочергово. 

6.4. Запису на особистий прийом не підлягають громадяни:

-  звернення яких знаходяться в стадії розгляду і остаточне рішення по них ще не прийнято;

- при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо воно вирішено по суті або на нього надано аргументоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства.

6.5. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути  присутні їх представники, повноваження яких оформлені у встановленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.  Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Посадова особа, яка веде особистий прийом, має право запрошувати керівників установ, підприємств, організацій та посадових осіб у межах повноважень з метою забезпечення оперативного та всебічного опрацювання питань, порушених громадянами під час прийому.

         6.6. Посадова особа під час прийому зобов’язана об’єктивно, всебічно розглянути питання, надати відповідно до законодавства обґрунтоване роз’яснення та вжити заходів, спрямованих на усунення виявлених порушень.

         6.7. Посадова особа, яка веде прийом, за результатами розгляду звернення громадянина має право, керуючись законодавством, у межах компетенції прийняти одне з таких рішень:

- задовольнити прохання чи вимогу та повідомити заявника про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

- відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про порядок і строк оскарження прийнятого рішення;

- пояснити заявнику причини неможливості вирішення питань під час прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення.

         6.8. Якщо порушені в поданому під час особистого прийому зверненні питання вирішені і громадянин не заперечує проти отримання результатів розгляду звернення в усній формі цей факт зазначається у журналі особистого прийому громадян.

Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянину може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

         6.9. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому  прийомі оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян».

Отримані під час особистого прийому звернення громадян реєструються і опрацьовуються відповідно до вимог цього Порядку.